ปัญหา 5 ข้อ หากองค์กรหรือบริษัทไม่มี Mail Server

การสื่อสารในยุคปัจจุบัน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า คุณต้องใช้ E-Mail, Line Chat, Facebook เพราะเป็นรูปแบบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และโซเชียลออนไลน์ที่สะดวก รวดเร็ว และเป็น Worldwide ไปทั่วโลกเพียงแค่ไม่กี่คลิกเท่านั้น

แต่สำหรับ “การสื่อสารภายในระดับองค์กร” หรือบริษัท หน่วยงานราชการ และอื่นๆ ที่มีความต้องการความปลอดภัยสูง ต้องสามารถป้องกันการแฮกกิ้ง และเป็นช่องทางที่ต้องมีความเป็นส่วนตัวสูง (Privacy) ทำให้หน่วยงานจำเป็นต้องใช้ช่องทางติดต่อสื่อสารด้วย E-Mail ในฐานะจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ควรจะใช้งานในองค์กรหรือหน่วยงานนั้นๆโดยเฉพาะ และไม่ใช่ E-Mail ที่ใช้ฟรีทั่วไปครับ เพราะยังมีความเสี่ยงที่จะถูกแฮกกิ้งได้ง่ายอยู่

สำหรับข้อดีและความจำเป็นของการใช้เมล์ในองค์กรนั้นมีมากอยู่แล้ว แต่วันนี้ทางเพจเราอยากรวบรวมปัญหาต่างๆ จากที่เราได้มีโอกาสเข้าไปช่วยบริการลูกค้าหลายแห่ง ซึ่งหลายองค์กรต่างได้พบปัญหาเหล่านี้ก่อนจะหันมาเริ่มใช้บริการกับระบบ E-Mail ของทางเราเพื่อแก้ไขปัญหาครับ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

A.ข้อมูลการสื่อสารในองค์กรไม่ได้ถูกจัดเก็บให้เป็นระเบียบ

ข้อนี้เป็นปัญหาอันดับแรกๆเลยครับ เพราะทำให้ผู้บริหารไม่สามารถเรียกดูหรือทำการตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยเฉพาะในกรณีที่เกิดปัญหากับลูกค้า หรือเมื่อเกิดปัญหาการสื่อสารและการสั่งงานภายในองค์กรเอง

ที่จริงการใช้ Free Email ก็มีการจัดเก็บข้อมูลไว้ระดับหนึ่งอยู่แล้ว เพียงแต่หากเกิดกรณีที่ผู้ประสานงานมีการเคลียร์อีเมล์หรือจัดการข้อมูลออก เราสามารถเรียกตรวจสอบย้อนหลังได้เลย

B.มีระบบสำรอง Back Up ข้อมูล

เป็นอีกข้อที่สำคัญมากเช่นกัน ในกรณีข้อมูลเกิดการสูญหาย เราสามารถเรียกกลับคืนหรือตรวจสอบได้ตลอดเวลา

C.มีความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยของข้อมูล

ถ้าเมล์ภายในองค์กรปราศจากความปลอดภัย ถูกแฮกง่าย องค์กรก็มีปัญหาครับ ซึ่งการใช้ Free Email มีโอกาสถูกแฮกได้ง่าย อย่างเช่นกรณีตัวอย่างก่อนหน้านี้ที่ทำให้ Hotmail ออกมาตรวจสอบการใช้งานของ User บ่อยครั้ง

D.ข้อมูลถูกจัดเก็บอยู่ในองค์กร

เพราะถ้าเป็นการใช้งาน Free Email ข้อมูลจะไม่ได้อยู่ภายในองค์กรครับ เป็นอันตรายมาก

E.เพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจของคุณ

เป็นการช่วยเพิ่มและสร้างความเชื่อมั่นต่อคู่ค้า Partner ยิ่งถ้าธุรกิจของคุณต้องเกี่ยวข้องกับงานบริการหรือข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้าจำนวนมาก

            ทุกวันนี้ E-Mail สำหรับองค์กรทั้งขนาดเล็ก กลางและใหญ่ ก็หันมาใช้เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยมากขึ้นครับ