อีเมล์ในองค์กร รวมปัญหาใหญ่ 5 ข้อ ถ้าองค์กรหรือบริษัทไม่มีเป็นของตัวเอง
การใช้งาน “อีเมล์ในองค์กร” ถือว่าเป็นช่องทางที่สำคัญและจำเป็นมากครับ โดยเฉพาะสำหรับการสื่อสารในยุคปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว และสามารถสื่อสารกันได้ทุกสถานที่ และก็เกือบจะทุกเวลา
ทุกวันนี้ เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ในการทำงานยุคนี้ในการรับส่งข้อมูลต่างๆ คุณต้องใช้อีเมล์เป็นตัวหลัก แล้วยังมีการสื่อสารอื่นๆ ที่ไม่ว่าจะเป็น Line Chat หรือ Facebook เพราะนี่เป็นรูปแบบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และโซเชียลออนไลน์ที่สะดวก รวดเร็ว และเป็น Worldwide ไปทั่วโลกเพียงแค่ไม่กี่คลิกเท่านั้น
แต่สำหรับ “การสื่อสารภายในระดับองค์กร” หรือบริษัท หน่วยงานราชการ และอื่นๆ ที่มีความต้องการความปลอดภัยสูง ต้องสามารถป้องกันการแฮกกิ้ง และเป็นช่องทางที่ต้องมีความเป็นส่วนตัวสูง (Privacy) ทำให้หน่วยงานจำเป็นต้องใช้ช่องทางติดต่อสื่อสารด้วย E-Mail ในฐานะจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ควรจะใช้งานในองค์กรหรือหน่วยงานนั้นๆโดยเฉพาะ และไม่ใช่ E-Mail ที่ใช้ฟรีทั่วไปครับ เพราะยังมีความเสี่ยงที่จะถูกแฮกกิ้งได้ง่ายอยู่
สำหรับข้อดีและความจำเป็นของการใช้เมล์ในองค์กรนั้นมีมากอยู่แล้ว แต่วันนี้ทางเพจเราอยากรวบรวมปัญหาต่างๆ จากที่เราได้มีโอกาสเข้าไปช่วยบริการลูกค้าหลายแห่ง ซึ่งหลายองค์กรต่างได้พบปัญหาเหล่านี้ก่อนจะหันมาเริ่มใช้บริการกับระบบ E-Mail ของทางเราเพื่อแก้ไขปัญหาครับ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง
A.ข้อมูลการสื่อสารในองค์กรไม่ได้ถูกจัดเก็บให้เป็นระเบียบ
ข้อนี้นับเป็นปัญหาอันดับแรกๆเลยครับ เพราะทำให้ผู้บริหารไม่สามารถเรียกดูหรือทำการตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยเฉพาะในกรณีที่เกิดปัญหากับลูกค้า หรือเมื่อเกิดปัญหาการสื่อสารและการสั่งงานภายในองค์กรเอง
ที่จริงการใช้อีเมล์ฟรี ก็มีการจัดเก็บข้อมูลไว้ระดับหนึ่งอยู่แล้ว เพียงแต่ถ้าเรามี อีเมล์ในองค์กร เป็นของตัวเอง ที่ไม่ใช่อีเมล์ฟรีแล้ว ถ้าในกรณีที่เกิดมีผู้ประสานงานไปเคลียร์อีเมล์หรือจัดการข้อมูลออก เราก็สามารถเรียกตรวจสอบย้อนหลัง เพื่อหาว่าเกิดปัญหาหรือการทุจริตในองค์กรได้หรือไม่ในทันทีเลย
B.มีระบบสำรอง Back Up ข้อมูล
เป็นอีกข้อที่สำคัญมากเช่นกัน เพราะในกรณีข้อมูลเกิดการสูญหาย เราสามารถเรียกกลับคืนหรือตรวจสอบได้ตลอดเวลา
แล้วที่สำคัญคือ ในกรณีที่ต้องการตรวจสอบปัญหาการส่งอีเมล์ในเชิงทุจริต และต้องการหลักฐาน เราสามารถย้อนตรวจสอบข้อมูลของอีเมล์เหล่านี้ได้
C.มีความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยของข้อมูล
ถ้าเมล์ภายในองค์กรปราศจากความปลอดภัย ถูกแฮกง่าย องค์กรก็มีปัญหาครับ ซึ่งการใช้ Free Email มีโอกาสถูกแฮกได้ง่าย อย่างเช่นกรณีตัวอย่างก่อนหน้านี้ที่ทำให้ Hotmail ออกมาตรวจสอบการใช้งานของ User บ่อยครั้ง
D.ช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอยู่ในองค์กรได้
เพราะถ้าเป็นการใช้งานอีเมล์ฟรี บรรดาข้อมูลทั้งหลายก็จะไม่ได้ถูกเก็บอยู่ภายในองค์กรครับ ซึ่งจะเป็นอันตรายมาก ถ้าเกิดปัญหาอะไรขึ้น
E.เพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจของคุณ
เป็นการช่วยเพิ่มและสร้างความเชื่อมั่นต่อคู่ค้า Partner ยิ่งถ้าธุรกิจของคุณต้องเกี่ยวข้องกับงานบริการหรือข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้าจำนวนมาก
โดยสรุป
ทุกวันนี้ การใช้อีเมล์สำหรับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่ ส่วนมากแล้วก็เริ่มหันมาใช้ เพื่อนอกจากจะเพิ่มความน่าเชื่อถือแล้ว ยังเพื่อใช้ตรวจสอบปัญหาต่างๆย้อนหลัง และรวมความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กรนั้นๆมากขึ้นด้วยครับ
